電子帳簿保存法の改正、どう対応する？求められる要件と対応に伴うリスクもご紹介します！

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。電子帳簿保存法は、帳簿や請求書などの国税関係書類を、一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律ですが、昨今のDXの推進、デジタル化の流れを考慮した改正内容となっています。
今回は、法改正の内容と求められる要件、法改正対応に伴うリスクについてまとめましたので、ぜひご参考ください。

電子帳簿保存法の改正内容

電子帳簿保存法とは、正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等 の特例に関する法律」といいます。原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること、及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を国税庁が定めている法律です。

電子帳簿保存法の中で定められている保存方法は、以下３つの区分に分けられています。
(1)電子帳簿等保存
自社が作成した帳簿・書類の保存方法、電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存する
(2)スキャナ保存
相手から受領した取引関係書類の保存方法、紙で受領した書類を画像データ化して保存する
(3)電子取引
相手から受領した取引関係書類の保存方法、電子的に受領した取引情報をデータで保存する（EDI取引、インターネット取引、電子メール取引　等）

2022年1月の法改正では、(1)電子帳簿等保存や(2)スキャナ保存については、要件緩和の改正内容が多くありましたが、(3)の電子取引データは保存要件が厳格化し、書類を電子データで受け取った場合、データで保存することが義務付けられるようになりました。
言い換えれば、紙に出力して保存することができなくなったのです。
また、意外と知られておりませんが、電子帳簿保存法の対象となる書類は、請求書などの経理関係の書類だけではなく、輸出入関係書類にも多く含まれています。

※上記は、国税庁HPをもとに鈴与にて整理した内容です。詳細は国税庁のホームページをご確認ください。
参考：電子帳簿保存法の概要:ー国税庁

法改正で求められる要件

単純に電子データで保存すれば良いのではなく、保存において満たすべき要件が大きく２つ定められています。

まずは、データが改ざんされていないことを証明する真実性の要件です。
真実性の要件を満たす措置としては以下３つがあり、(1)(2)(3)のいずれかを満たす必要があります。
(1)タイムスタンプの使用
(2)訂正・削除ができないシステム構築
(3)事務処理規程の策定（訂正・削除のルール・規程を定める）

(1)のタイムスタンプは1件あたり約数十円かかり、全ての書類に使用するとコスト負担が大きくなります。
(2)も自社で構築するコストがかかることを考えますと、 (3)の規程を定め た運用が、最も取り入れやすい方法といえるでしょう。国税庁では事務処理規程のフォーマットも開示していますので、ご参考ください。

続いて、可視性の要件です。
具体的には、取引日や取引先、取引金額などの条件を指定しデータをすぐに検索できるようにすることが求められます。措置としては以下全てを対応する必要があります。

• パソコンやシステム、プログラム等を設置し、速やかに画面や書類等に出力できるようにすること
• システムの概要書（マニュアル）を備えること
• 指定された検索条件での検索機能を確保すること

法改正対応に伴うリスク

電子帳簿保存法改正の要件に対応しようとしたときに、必ずしもシステムで対応しなくてはいけない、というわけではありません。エクセルで台帳を作成して、マニュアルで管理することもできます。
しかし、対象となる書類は、決算書や見積書、契約書だけでなく、輸出入関係の書類（インボイスやアライバルノーティス等）も含まれますので、膨大な量となります。輸出入関係書類も含めた膨大な量の書類について、上記の保存要件を遵守しながらマニュアル管理をしようとすると、以下のようなリスクが伴います。

(1)人的ミス
マニュアルでデータを管理する場合、「台帳への記載漏れがあった」「間違えてファイルを削除してしまった」「データの保存忘れがあった」等のミスが発生する可能性があります。
(2)管理の煩雑化
管理・保存するデータの種類が増えるほど、エクセル台帳の管理が煩雑になり、担当者ごとに台帳でデータを管理するのか等、運用ルールの徹底は一苦労でしょう。また、業務手順も事務処理規程に沿った対応が必要で、複数の担当者が長期間、同じやり方を続けることが困難な場面も出てくるかもしれません。
(3)作業負荷が大きい
特に輸出入関係書類は船会社等の関係各所とのやり取りの中で、何度も修正が発生することがあります。電子帳簿保存法においては、修正の過程が分かるように最終的なデータに至るまでの全てのデータを保存することが必要です。その都度データ保存作業を行うことは作業負荷がとても大きいのではないでしょうか。

鈴与のソリューション：輸出入関係書類の保存・管理方法

鈴与では輸出入関係書類をシステムで管理保存できるサービスがあります。それが、鈴与のLTS/SDISサービスです。

LTS（Logistics Tracking System）とは、輸出入の進捗管理を行うシステムです。このシステムを通じて、関係者間で、進捗に関する情報と輸出入関連書類をリアルタイムに共有できます。
SDIS（Suzuyo Document Information System）とは、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムです。
LTSとSDISはデータ連携していますので、これら2つのシステムを一緒にご利用頂くことで、LTSで共有した輸出入関連書類はSDISへ保存されます。
つまり、普段の輸出入に関わるやり取りをLTS上で行っていれば、業務の延長線上で法令要件を満たして保存することが可能になります。別途、台帳作成やデータ保存に関わる業務の手間をかける必要はありません。

上記のような仕組みで、真実性の要件、可視性の要件を満たしながら、必要書類を保存できます。

前章でお伝えしたリスクについても、鈴与のソリューションで解決できます。
(1)人的ミスの削減
LTS上で実務手配をすることで自動的にSDISにデータが保存されるため、エクセルで台帳の作成や自分でデータを保存する作業がなくなるので、うっかりミスの心配もありません。また、訂正削除ができないシステム仕様としていますので、誤って削除してしまうこともありません。
(2)管理の一元化
担当者が複数の場合も画一的な業務手順で一元管理ができます。SDISに検索条件を入れるだけでお目当ての書類を見つけ出せます。
(3)作業負荷削減
LTSを利用いただくことで、輸出入業務において、タイムリーに情報が共有できるため円滑なコミュニケーションが可能になります。
輸出入書類の修正が何度発生しても、LTSにアップロードすれば全ての書類をSDISで保存できますので修正の度に別途発生していた保存業務が省けます。勿論、差替え履歴も管理しており、改廃も一目でわかります。

電子帳簿保存法の改正内容と求められる要件、対応に伴うリスクがお分かりいただけたでしょうか。
法改正がされて約半年が経過し、新しい法律に対応した電子帳簿保存の仕組みを構築するにはある程度時間を要しますので、早めの検討をお勧めしています。
鈴与のLTS＋SDISサービスに興味を持って頂けた方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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※本ソリューションは、弊社に輸出入海貨のご依頼をいただいているお客様へのご提供サービスとなります。システムのみのサービス提供は致しておりませんので、予めご了解いただけますようお願いします。