契約書の電子化が進む一方、契約書管理で顕在化する課題とは

こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
昨今、契約書の電子化が増加する中で契約書締結後の管理方法について電子契約書と書面契約書を別々に管理している企業様が多くいらっしゃいます。
本掲載は、電子契約書と書面契約書を別々に管理することのリスクや課題を整理して一元管理するソリューションをご提案させていただきます。

１．契約書の電子化とは

契約書の電子化とは、これまで書面（紙）で締結していた契約書をPDFなどの電子データで契約書を締結することです。このような契約方法は一般的に「電子契約」とも呼ばれており、近年DXを背景に契約書の電子化の傾向が進んできました。

２．契約書の電子化のメリット・デメリット

契約書の電子化のメリット

契約書を電子化することで下記の３つのメリットが見込まれます。

メリット①コスト・時間の削減

契約書の電子化を行う上で最大のメリットが、コスト・時間の削減です。

• 製本代、印刷代
• 印紙代
• 郵送代
• 事務処理の時間
• 郵送にかかる時間　　など

書面で契約書を締結した場合、製本代・印紙代・郵送代などのコストが発生します。 契約書1件につき1,000円に満たないとしても契約書を多く交わせばそれなりのコストがかかります。そこで契約書を電子化することで、それらのコストを削減することができます。
また契約書作成後、取引先へ郵送して押印返送してもらうまでおおよそ1週間程度の時間が発生していますが、契約書を電子化するとメールを送信するだけで契約書を締結するができます。そして早ければ即日締結完了することも可能となります。

メリット②業務の効率化

以下の工程で業務の効率化が図れます。

メリット③コンプライアンスの強化

契約書の電子化は、セキュリティが確保されているシステムを使用しているため契約書改ざんや捏造防止を行うことができます。そしてアクセス権限を設定しているためコンプライアンス強化に繋がります。 また紙の契約書特有の破損・紛失がなく、情報漏えい対策を行うことができます。

契約書の電子化のデメリット

デメリット①契約を締結する取引先の理解が必要

契約書を電子化する場合は取引先への理解が必要不可欠になります。
契約書を書面から電子化を行う場合は既存フローの変更が発生し、取引先にとって不都合になることも考えられます。 取引先の理解を得るために、コスト削減や効率化などのメリットを説明する必要があります。

デメリット②既存フローの変更

契約書を電子化するにあたって社内の既存フローを変更する必要があります。さらに変更したことによっての社内周知や教育を行う必要があります。しっかりと教育を行わなければ、既存フローからの脱却が行えず、社内統制が不十分となることも考えられます。

３．電子契約書と書面契約書を別々で管理方法することのリスクや課題

一般的に電子契約書は電子契約サービスで管理を行い、書面契約書は台帳データを作成し社内キャビネット又は外部倉庫での管理と考えられます。電子契約書と書面契約書を個別管理することによって契約書情報の分散や管理の煩雑が推察されます。
その結果、対応の遅れや情報漏えいのリスクが高まります。

別々に管理方法することのリスクや課題

それぞれの契約書を個別管理していた場合、統一したセキュリティ対策を行うことができず、情報管理に不安が残ります。また管理方法が異なるためファイリング漏れ、PDF格納漏れ、電子契約書のダウンロード漏れなどが考えられます。その結果、契約書の所在地不明や台帳データ更新の漏れ、さらに引継ぎがあった際の伝達漏れなど様々なリスクが考えられます。また契約書閲覧時に電子契約か紙契約書のどちらで締結したのか把握していなければ、両方を探すことにより非効率となります。

つまり、「契約書の管理方法が分散している」ことが課題になります。

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４．課題から見える契約書管理のあるべき姿とは

以下が契約書管理におけるあるべき姿だと考えられます。

• 契約書情報が一つにまとめられている
• 契約書情報の検索がすぐできる
• セキュリティが強固な場所に保管されている
• 期日管理ができて、適切なタイミングで対応が行える

あるべき姿にするためには書面契約書と電子化した契約書を一元管理できる契約書管理システムを活用した管理が適切といえます。
現在、様々な契約書管理システムがあります。
鈴与の契約書管理システムでは、検索機能、更新お知らせメール設定、権限管理設定など充実した機能を備えています。また契約書作成ツール「LAWGUE」、電子契約「CLOUD SIGN」などのリーガルテックとの連携を可能としています。
企業様の課題に合わせたソリューションを提案させていただきます。

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おわりに

今回は契約書の電子化が進む中、どのように課題が顕在化していくのかをご紹介させていただきました。課題を解決する上で契約書管理システムの導入はいかがでしょうか。
また、すべての契約をまとめて管理することで、契約の全体像を把握することが出来ますので業務を見直すきっかけになるのではないでしょうか。

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