こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。

昨今リーガルテックの浸透と共に、契約書管理システムの導入を検討する会社様が増えています。一方で、契約書管理はエクセルやスプレッドシートで対応しているという会社様も多くいらっしゃいます。
では契約書管理システムの導入を考える会社様は、どのようなきっかけで検討を始めるのでしょうか。私どもがお客様から伺ったお話をもとに、皆様のきっかけを整理いたしました。

＜契約書管理システム検討の４つのきっかけ＞

１. 契約書情報が分散してしまっている

一つ目のきっかけは「契約書情報の分散」です。

契約書情報とは、契約書の原本、台帳データ、PDFデータ等、契約書の内容に関する様々な媒体の情報を指します。従来でも、「部署ごとに別々に管理している」「紙の原本と台帳データが紐づいていない」など、分散の課題はありました。

しかし近年では電子契約が普及したことにより、「紙の契約と電子契約」「電子契約のシステムごと」とより管理が細分化してしまい、従来の管理方法では追い付かないといったお悩みを抱えている会社様が数多くいらっしゃいます。

２. 契約書情報の検索に時間がかかる

二つ目は契約情報の検索です。これは上記の分散の課題と関連しておりますが、契約書を探さなければいけない時に、見つけ出すのに時間がかかってしまうということです。

ある会社の法務担当者様は、他部署からの問い合せで契約書を探し出すといった作業が1日5件から10件発生しており、その対応に時間がかかってしまい、リーガルチェックなど本来の業務の生産性が落ちてしまっているという悩みをご相談いただきました。

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３. 契約の期限管理ができない

三つめは契約の期限管理です。こちらも非常によくご相談いただく内容ですが、期限管理と言っても、単純に契約終了日を管理すれば良いのではなく、継続か解約かのアクションを起こす日付を管理する必要があります。契約によって終了日が異なり、アクションを起こすべき日付も1ヶ月前であったり、3ヶ月前であったりとバラバラなため、細かな管理がエクセルなどでは難しいといった声がよく聞かれます。

４. 契約台帳の整備に手間がかかる

四つ目は契約書台帳の整備です。以上に挙げたような課題の対処のために、契約管理台帳をつけられている会社様も多いのではないかと思います。よく伺うのは手書きの台帳の他、エクセルやスプレッドシートでの管理です。こうしたツールでもしっかりと情報が整備されて入れば管理は可能です。

ただその情報の整備というところで、入力ルール（全角、半角、表記方法、表記の場所）の統一が、契約書の数が多くなってくるほどに大変になっていきます。これまでのお客様から伺ったお話では、管理する契約の件数が2000件を超えてきたあたりから、こうした課題が顕在化する傾向があります。

おわりに

今回は契約書管理システムを導入するきっかけとなる課題4つをご紹介させていただきました。「同じような課題をすでに抱えている」「今後契約の数が増えてくると管理できるか心配」「エクセルやスプレッドシートでの管理に限界を感じている」といった方は、契約書管理システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。