契約書は、お客様や取引先との契約内容が記された重要な文書。内容によっては法的に保存年限が定められている場合もあり、やすやすと処分することはできません。また、情報セキュリティの観点や、内容を閲覧する必要が発生したときのためにも、適切な場所、適切な状態で管理する必要があります。

しかし、多くの企業が、契約書の束と一緒にムダを抱え込んでしまっているのが現状ではないでしょうか。そこで今回は、契約書管理に潜む3つのムダを見つめます。

あなたの会社は大丈夫？契約書管理に潜む3つのムダとは

人的資源のムダ　貴重な人材が、契約書管理にかかりきりに！

新しく締結された契約書のファイリング作業や管理情報の入力、違う部署や支店から契約書の閲覧を求められた場合の対応、失効した契約書の安全な廃棄など、契約書管理には煩雑な作業がついてまわります。

取引の数が増えるごとに、管理しなければならない契約書の数も増えるため、その役割を担う専任の人材が必要になってきます。貴重な人材が契約書管理にかかりきりになってしまう状態は、経営的にはマイナスであり、その分、人件費コストもかかってきます。

時間のムダ　多くの手間が、本来の業務の妨げに！

専任の人材により、きちんと契約書の管理ができている状態は、まだ良いと言えるかもしれません。実際は、総務や法務、営業管理など、間接部門の方々が、他の業務との兼任で契約書管理に携わることが多いと思われます。しかし、こうした方々は他にもさまざまな業務を抱えており、契約書管理のために本来の業務に支障が出てしまっては本末転倒です。

また、営業部門にも同じことが言え、管理作業のために本来の営業活動が支障をきたしたり、あるいは契約書の紛失、停滞などの原因にもなりかねません。
きちんとした管理体制が整っていなければ、必要な契約書を探したり、その情報を共有したりするために、毎回手間がかかり、間接部門の方々の大きな負担となってしまいます。本来の業務に注力できる環境をつくるために、契約書管理のアウトソーシングという選択肢も検討すべきです。

機会損失というムダ　気づかずチャンスを逃している！？

契約書管理は確かに重要だけど、ビジネスの利益にはつながらない。おそらく、多くの方がそうお考えだと思います。特に、日本のこれまでの商習慣では、自動更新の契約が多く、事務的な手続きだけが行われるケースが多いようです。

しかし、だからこそ契約更新はビジネスにおける絶好のチャンスになり得るのです。たとえば、契約内容がお客様の現状にそぐわないものになってきている場合、こちらから一手先に改善の提案を行うのです。こうした提案はお客様の満足度アップや企業全体の信頼向上につながり、次なるビジネスにもつながっていきます。そういう意味でも、契約更新時期の管理は大変重要になります。