現在、電子契約サービスの普及が高まっております。
まだ電子契約サービスご検討されていない方へ「電子契約サービスとは」をテーマに、電子契約サービスのメリットをご紹介します。

電子契約サービス導入による様々なメリットとは？

電子契約とは？

電子契約とは、インターネットを介して電子文書を交換して電子署名することで契約を締結する、という契約の方法です。すべて電子的に契約締結が行われるため、書面の契約書自体が発生しません。書面の印刷、製本、発送、回収等のプロセスがなくなります。

電子契約サービスのメリット３つ

文書関係コストが削減できる

電子契約を導入すると契約書がペーパーレスになり、書面契約で発生していた
「印刷⇒製本⇒押印⇒郵送（発送・返送）⇒原本のファイリング⇒原本管理」のプロセスが変わり、
「電子文書をクラウド上にアップロード⇒電子署名（⇒適宜、電子文書のダウンロード）」となり、郵送（発送・返送）していたものがメールの送信に変わります。
また、書面契約書であれば原本の保管場所が必要ですが、電子契約であれば物理的な保管場所は不要になります。
これらのファイリング等の手作業の手間や保管場所の費用といった文書関係のコストが削減できることがメリットの一つです。

印紙税の削減による節税効果

現在の印紙税法上では、課税対象となる物件は、書面で作成された文書のみとなっています。つまり、書面で作成されない電子契約の場合は、印紙税が発生しないということになります。電子署名された電子ファイルが原本となり、文書を作成したことに該当しないからです。この点は、国会の答弁でも確認されています。
高額な印紙が発生する相手先様との取り引きだけでも、電子契約で契約締結すれば、自社・相手先双方ともに印紙税の削減による節税効果のメリットがあります。
また、契約書の種類や内容から必要な印紙を判断することや、営業が一時的に立て替えた収入印紙代の精算などの処理も必要なくなります。これらの手間から解放されることも副次的なメリットになります。

管理が容易、確実である

電子データ、契約書名・相手先情報等の台帳情報をPCで管理すれば、いつでもすぐに必要なデータを参照することが出来ます。書面契約書の原本をキャビネットから取り出すといった原本取り出しの時間が、格段に早くなります。
迅速かつ正確に契約情報を確認できる環境が整うと、社内の問題等の早期発見につながり、コンプライアンスの強化にもなります。
また、税務調査やM&Aのデューデリジェンスの際など、多数の契約書を即座に提出しなければならない場合にも、対応スピードは格段に上がると思われます。
※電子契約を利用できない契約もありますのでご利用の際はご注意ください。

おわりに

電子契約サービスのメリットについてご紹介させていただきました。
電子契約サービスをご検討される場合、締結後の管理についても見直しされてはいかがでしょうか。
便利な電子契約サービスで業務効率化が図られる一方で、過去の書面の契約書と電子契約が混在するといった新たな課題が直面します。
そこで次回のコラムでは、「電子と紙の一元管理」ポイントについてご紹介します。

鈴与では、書面契約書と電子契約書を一元管理できるサービスをご提供しております。
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