昨今、業務効率化のため電子契約サービスを導入する企業様が増えてきました。しかし、契約締結する相手方のご事情から紙で契約を交わすこともあります。その結果、電子契約と紙の契約書が混在する分散管理となり業務が煩雑になってしまいます。
そこで今回は、契約書の管理業務を効率化する電子契約サービスと紙の契約書の管理について、「電子と紙の一元管理」のご紹介します。

契約書の管理の問題とは⁉
「電子と紙の一元管理」についてご紹介します！

電子契約サービスで契約書の管理を業務効率化

まず、契約書の管理業務を効率化する方法の１つに電子契約があります。
電子契約とは、電子文書をインターネット上のサービスで交換して電子署名することで契約を締結する、という契約の方法です。すべて電子的に行われるため、紙（書面）の契約書自体が発生致しません。
企業法務の視点からは、電子契約のメリットには以下のような点が挙げられます。

(1)紙への印刷・製本・発送・回収・ファイリング・保管文書の管理等の手間がなくなります。
(2)電子契約は収入印紙が不要です。そのため、契約の種類や内容から印紙税を判断すること、収入印紙の購入費用の処理等の業務も必要なくなります。
(3)パソコン上で管理することが可能になりますので、原本捜索にかかる時間が格段に速くなります。

このように電子契約を導入することで、業務効率化が実現できます。

紙の契約書の管理はどうなるの？

紙（書面）の契約書は電子契約を導入しても残り続けます。
理由としては、全ての契約を電子契約にすることは難しい可能性があります。
例えば、電子契約サービスの導入にあたっては、相手先の了承が必要になります。相手先の了承を得られない場合は、紙（書面）での契約締結となります。
また、紙（書面）による締結が義務付けられている契約書（定期借地契約等）がある場合は、電子契約を利用することができません。これらの条件をクリアできたとしても、過去に締結した契約書は紙（書面）ですので、これらの契約書の原本管理は、依然として残ります。
つまり、「電子契約を導入したとしても紙の契約書の管理は残ります！」

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