契約書管理システムの選定で検討すべきシステム機能とは

こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
昨今、テレワーク、ペーパーレス、コンプライアンス管理等の観点から、契約書管理システムを導入する企業が増えており、ベンダー各社からクラウド型の契約書管理システムが提供されています。
本連載では、弊社がこれまでお話を伺った企業様の声をもとに、自社にマッチした契約書管理システム選定のポイントと活用方法をご紹介します。

今回は、選定ポイントのひとつ、契約書管理システムの「機能」についてお伝えします。
契約書管理システムの機能の中でも、「検索性」「期限管理」「権限設定」の３点をご選定のポイントにされる企業様が多くなっております。

１．検索性について

十分な検索機能を備えているか （複数条件、部分一致、半角全角一致）

契約書台帳から、複数条件検索で詳細に、部分一致検索で直感的に検索できるシステムが便利です。また、半角、全角どちらで登録したか分からない場合も、半角全角一致で検索できればスマートに検索できます。

特殊な項目の個別設定、検索項目のカスタマイズはできるか

契約書名、締結日、契約終了日などの基本的な項目に加え、自社独自の項目で検索を行いたいというお声をよくお聞きします。

例えば、以下のような事例がありました

• A社様（メーカー）：検索項目に商品名・取扱数量を設定したい
• B社様（出版社）：検索項目に担当部署名を設定したい
• C社様（人材派遣会社）：検索項目に会員番号を設定したい

社内の運用に合わせ、検索項目のカスタマイズ可否や、追加可能な項目数もご確認されることをお勧めします。

原契約と覚書の紐づけ管理、 検索ができるか

多くの契約書管理システムでは、原契約と覚書の紐づけが可能になっています。紐づけや検索の方法も確かめておきましょう。

２．期限管理について

期限通知の柔軟な設定ができるか

契約更新期日が近づいてきたらお知らせメールが届く機能を搭載しているシステムもあります。契約書ごとに、通知の有無や通知日、お知らせメールの配信先を個別設定できるシステムであれば、さらに適切に管理することができます。

更新日付の自動管理機能があるか

契約が自動更新となった場合、データベース上の契約更新日と契約終了日が自動で繰り上げされる機能があれば、契約台帳を手作業で修正する手間を省くことができます。

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３．権限設定について

詳細な権限の設定ができるか（閲覧、編集、ダウンロードなど）

部署や役職、担当によって細かく権限設定を行いたいというご要望をいただくことが多くございます。閲覧、編集、ダウンロード等、アクションごとに権限設定ができれば、社内ルールの徹底に役立ちます。

契約書ごとに閲覧の設定ができるか

契約書ごとに閲覧設定ができるシステムであれば、限られた部署でしか閲覧できないよう設定したい文書も管理することができます。例えば、人事関連の契約を人事部と法務部でしか閲覧できないよう制限したいといった場合に便利です。

おわりに

今回は契約書管理システム選定のポイントの「機能」についてお伝えいたしました。ご参考なりましたでしょうか。
充実した機能と自社に必要な機能かどうかが契約書管理システムの導入の決め手になります。
実際に契約書管理システムを操作しないことには必要な機能かどうかが判断が難しいのではないかと思います。
当社は無料トライアルをご提供しておりますので是非、お気軽にお試しください。
ご希望の方は、お問い合わせはこちらよりご連絡ください。。