意外とできていない？漏れの無い契約書期限管理の方法とは

こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
『契約書管理のよくある質問シリーズ』
契約書管理の「よくある質問」にお答えします！
今回の疑問は、「契約書の期日を管理するために、何の項目にしたらいいか？」です。

＜この記事からわかること＞
・契約書の期日管理に必要な項目は５つ
(1)契約開始日、(2)契約終了日、(3)自動更新の有無、(4)自動更新の期間、(5)更新予告期日
・忘れがちだけど重要なのは更新予告期日
・契約の期日到来後は、契約書終了日と更新予告期日の更新をお忘れなく

契約書の期日管理に必要な項目

みなさん、契約書を管理するために、「タイトル」「相手先の会社名」以外に日付の項目は、何を管理していますか？
契約の締結日？契約の開始日と終了日？自動更新の有無？

例えば、このような条文があった場合はこちらの項目で管理することをお勧めします。

(1)契約開始日：2021年4月1日
(2)契約終了日：2022年3月31日
(3)自動更新の有無：あり
(4)自動更新の期間：1年
(5)更新予告期日：2022年1月1日

契約書の更新予告期日

忘れがちだけど重要な更新予告期日

忘れられがちだけど大事な項目は、「更新予告期日」です。
契約を見直す期限である、「期間満了日の3ヶ月前までに」の箇所がそれに該当します。

自動更新ではない、有期契約の時は、いつまでにという期限を管理している会社さまが多いのですが、"自動更新の契約書がほとんど"という場合は、この更新予告期日の期日が見落とされがちです。
この日付を管理しておかないと、「いざ、契約を見直したい」といったときに、期限が過ぎていて泣く泣く自動更新するということになりかねません。

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更新予告期日を起点に毎月チェック

日々の業務で、契約書の期日を管理するには、更新予告期日を起点にもうすぐ期限が到来するものを管理します。
例えば、毎月月初の１日に、契約書の台帳をチェックするという方法です。

この際、更新予告期日の○日前という項目を設けて、それに該当するものがないか確認する方法もあります。
例）更新予告期日の1ヶ月前を追加

契約の期日が到来したら、契約終了日と更新予告期日を更新

更新予告期日の到来後、「契約を自動更新する」となった場合は、台帳の日付を更新します。例えば、「1年間自動的に延長する」であれば、1年分、契約終了日と更新予告期日の日付を変更します。

変更しておくことで、来年も忘れずに契約期日を管理することが出来ます。

契約書管理システムには、"更新予告期日の○日前の通知メール配信"や"期日の更新"を自動で処理してくれる機能もありますので、期日管理を効率化したいとう方は、システムの採用も選択肢の一つになると思います。