こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
『契約書の更新』
これを管理するためには契約書管理表の整備と定期的な更新作業が求められ、大変手間のかかる業務ですよね。
"必要とされる管理項目は全て網羅し、日々更新作業を行う"と細かくルールを定めて徹底すれば、更新の期日管理は出来ます。ですが現実的には、「他の業務と並行しながら、出来る範囲で...」という場合が多く、あまり細かく管理出来ないのが実情ではないでしょうか。
そこで今回は、ここだけは抑えておきたい『契約書の更新期日のポイント』についてご紹介します。　

契約書の更新をうっかり忘れがち?!
契約書"更新"管理のポイントとは

一般的な契約書の更新とは

まずは、一般的に行われている契約書の更新管理の流れをご紹介。
管理部門で行われている契約書の更新管理は、

(1)契約書の更新を管理するために「契約開始日、契約終了日、自動更新の有無」の一覧表を作成する
(2)定期的に表をチェックし、該当の契約書の担当者に契約継続／失効の確認を依頼する

という流れです。

契約書の更新管理のよくある課題

あるお客様は、一覧表を作成し、定期的なチェックによる契約継続／失効の管理をされていましたが、更新期日（例：3ヶ月前通知、6ヶ月前通知）は管理していなかったため、契約内容の交渉機会を失い、次の契約更新時期まで交渉が先延ばしになってしまいました。

このように、契約書の更新する上で管理項目をしっかり抑えること、それが契約書の更新管理のポイントになります。

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契約書の管理項目について

鈴与では、契約書の管理項目のベースとして、下記項目をおすすめしています。

・管理番号
・契約書名
・契約先名
・契約開始日
・契約終了日
・自動更新の有無
・自動更新期間
・更新予告期日

例えば、解約の判断は、契約終了日の数か月前に通知しなければならないことがほとんどです。そこで、社内調整の期間も踏まえて、いつまでに失効or継続の判断をしなくてはならないかの"更新予告期日"を管理することがポイントです。
"更新予告期日"を押さえれば、不必要な契約の「うっかり自動更新」も大幅に減らすことが出来ます。

契約書の数が数百件以上あり、改めて管理表に項目を追加するのは大変！という場合は、専門会社への委託も一つの選択肢です。鈴与では管理項目の入力作業だけでなく、それぞれの企業さまに最適な管理項目の設計のご提案もしておりますので、お困りの際はお声掛け下さい。