こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
昨今、法務部が直面している課題から契約書作成において契約書作成ツールを検討する企業様が多くなってきているという印象があります。
そこで今回は契約書作成ツールを利用することの様々なメリットをご紹介します。

契約書作成ツール導入のメリットを解説します！

１．法務部が直面している契約書作成業務における課題とは

法務部は、契約書審査から契約書の管理、外部弁護士とのコミュニケーション、社内からの法務相談や社内教育など、多岐にわたる業務を行っています。その中で、昨今の人材不足や働き方改革により、業務における課題が顕在化しています。ここでは、「契約書作成業務」における課題について見ていきます。

課題①：契約書作成に時間がかかる

契約書作成になぜ時間がかかるのか、以下に考察してみます。
まず、新規契約書作成に際し、過去の類似契約書を探します。これにはキャビネットや文書保管庫などで調べ、過去のやり取り内容を確認します。そして、その契約書と過去のやり取りをもとに、新規契約書の条項内容で問題がないかどうかのリーガルチェックを行います。必要に応じて関係者や外部弁護士とコミュニケーションを取りながら契約書を作成していきます。最後に、契約書の体裁修正などを行い、契約書が完成します。
このように、一つの契約書に多くの確認事項があるため契約書作成に多くの時間がかかっています。

課題②：契約書作成業務の属人化

法務部には、専門性が高いため、個々のメンバーが知識や手法、現状について独自の理解を持つ傾向があります。
このような状況では、契約書の作成や進捗管理に関するノウハウが個々のメンバーにのみ集中し、部門全体で共有されない可能性があります。もしもその担当者が不在の場合、業務が滞り、対応が困難になる可能性があります。これにより、取引の実行が遅れ、会社に大きな損失をもたらす可能性があります。

課題③：法務部の人材不足

法務部は、特に専門的な知識が必要な部署であり、そのため、適切な人材を採用することが難しい状況にあります。また、属人化が進んでおり、新人教育の基盤がないことも人材不足の要因となっています。

２．契約書作成ツールのメリット

法務部が直面している契約書作成に関する課題を解決に向けて、契約書作成ツールを導入する企業が増えています。
契約書作成ツールを導入することのメリットについて、以下の3つが挙げられます。

メリット①:時間の削減

クラウド型の契約書作成ツールでは、全てのデータが管理されます。
これにより、キャビネットや文書保管庫に行かなくても過去の類似契約書をオンライン上で検索することで簡単に見つけ出すことができます。契約書作成ツールの多くは過去のコメントが確認できる機能を持ち合わせているため、関係者とのやり取りが不要となります。また、条項の提案や体裁修正などが自動化される機能があるため、契約書作成にかかる時間を削減できます。

メリット②:属人化の防止

契約書作成ツールにより、属人化を防ぎ知識の共有が可能となります。これにより、他の法務部社員の知見が広がり、人材育成にも繋がります。

メリット③:業務効率化

契約書作成ツールの導入により、業務の負荷が軽減され、業務効率化が図られます。これにより、限られた人材の中でより専門性を必要とする業務に注力できるようになります。

３．契約書作成ツールを導入しても解決できない課題とは

「契約書作成業務」において法務部が直面する課題解決として、契約書作成ツールの導入メリットをご紹介しました。
しかし、契約に関する法務部の業務には「契約書作成業務」のあとに「契約書締結業務」と「契約書管理業務」があります。
つまり契約書作成ツールの導入だけでは法務部が直面する1部の課題解決にとどまります。では、「契約書作成業務」以外の課題とは何でしょうか。

「契約書作成業務」以外の課題とは、

繰り返しになりますが、契約書業務は作成業務のほか、「契約書締結業務」と「契約書管理業務」があります。
そこで今回は、「契約書管理業務」における課題についてご紹介します。

「契約書締結業務」の課題については▶︎こちらのコラムをご覧ください。

契約書管理業務における課題とは、

その①：契約台帳が整備できていない

契約台帳が整備できていない要因として、管理する部署が統一されておらず各部署にまかせていることや台帳作成が手間ということが挙げられます。
契約台帳を作成するために、
契約書名、取引先名、契約期間、締結日、契約書の期日など必要な項目について契約書の内容を確認する必要があります。一つ一つの契約書の文言や言い回しが異なるため、一つの契約書台帳作成するのにも意外と時間を要することもあります。そして複数の業務を抱えている中で台帳作成の整備がどうしても後回しにされてしまいます。

その②：しっかりとした期日管理ができていない

期日管理は日々契約台帳を確認して期日が到来する契約書を認識していなければなりません。しかし複数の業務がある中で日々契約書台帳を確認して期日が到来する契約書を把握していることは難しいです。
上記の課題をそのままにしていたら、契約の更新タイミングを逃しかねません。契約条件の見直しや解約のタイミングを逃したことによる不要な支払いなどがあると、会社としての損失になります。

その③：電子契約と紙契約の管理データが分散してしまっている

この問題は、電子契約サービスの普及によって顕在化してきました。
電子契約の管理方法と紙契約の管理方法が別々になっていることが要因のため電子契約と紙契約のデータを統合し、一元管理できれば解決します。ですが一元管理する方法がわからず、そのままにしている企業が多くいらっしゃいます。

契約書管理業務の課題解決方法として

これら課題の解決方法としては、契約書と管理台帳を棚卸して整理しなおす、今後発生する契約書の運用管理を徹底する、という事になりますが、かなり負担が掛かるのではないでしょうか。
また個人や各部門に任せると属人化やローカルルールが生まれ、いずれ課題が発生すると思われます。そこで、「ヒト」ではなく「システム化」や「外部リソース」の有効活用で台帳整理や今後の管理をしていく方法も考えられるかと思います。

よって、契約書作成ツール導入を検討される場合は、連携した契約書管理システムがあるか、という事もポイントの１つかと考えます。
契約書作成ツールと契約書管理システムが連携していると、管理項目の1部が自動で管理台帳に作成されたり、締結済契約書の契約書作成時の経緯やコメントの確認や、同様の契約書を作成する際に利用できるWordファイルの元データの取得が容易にできます。
また、締結先と合意済みの契約書が作成されたが、その後一向に両社捺印済の契約書のPDFデータが登録されないなどを確認することで締結完了確認なども楽に管理する事も可能です。

このように、契約書作成ツールだけ、電子契約だけ、契約書管理システムだけ導入するのではなく、業務全体から最適な課題解決ができるシステムおよびサービスのご検討をお勧めします。

４．おわりに

当社は、FRAIM株式会社が提供するクラウド型契約書作成ツール「LAWGUE」とシステム連携をおこなっております。
また電子契約サービスとのシステム連携、台帳作成や紙の契約書の倉庫保管なども提供しており、契約書の作成、締結、管理におけるトータルサービスのご提案も可能です。 契約書業務でお困りのことがございましたら、鈴与までお問い合わせください。

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