受発注業務を効率化！WEBオーダーシステムとは？

受発注業務を担当されている方の中で「電話やFAXでの注文対応により、とりまとめに時間がかかっている」「発注書や納品書の記載ミスや転記ミスが発生している」等、マニュアル管理による受発注業務に課題をお持ちの方はいらっしゃいますでしょうか。
そのような課題を解決する方法の一つとしてWEBオーダーシステムがあります。
今回はWEBオーダーシステムとはどのようなシステムなのか、導入によるメリットや注意点をご紹介します。

WEBオーダーシステムとは？

WEBオーダーシステムとは、商品管理や受注管理をWEB上で一括管理することができる受発注システムのことです。業界や販売形態に合わせて、WEBオーダーシステムの種類は様々ありますが、共通している主な機能としては以下の3つが挙げられます。

(1)受注管理
ある注文を受けた時に、どの倉庫から、どの在庫を、どの納品先に、いつ納品するかといった情報を管理する機能です。システム上に情報を集約することができ、タイムリーに情報を把握し、受注漏れ等の人為的なミスを削減することができます。

(2)在庫管理
倉庫における入荷と出荷の受け払い情報を同期させ、在庫情報をリアルタイムで把握できるようになります。正確な在庫情報を確認できることから、適正在庫数を維持することができます。また、情報をWeb上で共有することで、在庫に関連した問い合わせを削減することができます。

(3)請求管理
納品書や受領書のデータから締め日に合わせて請求書を発行し、お客様へ送付することができます。受注から納品後の請求までを電子化することによって、請求業務のリードタイムを短縮できるだけでなく、人為的ミスを削減できるのも大きな特徴です。

WEBオーダーシステム導入のメリットとは？

(1)全体把握のしやすさ

販売先及び調達先が多数ある場合や複数の倉庫拠点がある場合、全体を一括管理するために広く導入されています。先の納品日や特定の納品先の受注状況等も確認できるので、物流波動にも円滑に対応することができます。

(2)業務効率化

商品の注文から発送までを一元的に管理できるので、各在庫拠点の売上や確認書類、在庫や手続きの状況などのさまざまなデータを、簡単に把握し、各所への問い合わせ負荷を軽減することができます。特に、販売先（納品先）及び調達先が多く、受発注頻度や請求回収頻度が高い場合は、このシステムの導入によって、業務負荷が大きく軽減し、受発注者は販売促進活動に注力することができます。

(3)人為的ミスの削減

属人的な判断によって処理されていた商品の受注に関するトラブルを最小限にまで抑えることができます。取引先の倉庫に商品の在庫がない場合でも、遅れることなく別の倉庫から仕入れることができるようになります。

このように、業務全体のスピードアップや人件費の抑制など、WEBオーダーシステムの導入は、さまざまなメリットがあります。

WEBオーダーシステム導入における注意点

WEBオーダーシステムの導入にあたっては、以下のような納品先や仕入れ先への配慮や余裕をもった移行の準備が必要です。

• 取引先には十分な理解と同意を得られるような配慮をし、事前にシステムが導入できるネット環境を整えてもらうこと。
• サーバーにトラブルが起こった場合の保守費用、そして運用していくためにかかる光熱費についても考えておくこと。
• 従来の方法から変えてしまうことで、パニックにならないようマニュアルや使いこなすための教育体制を準備しておくこと。システム導入自体にも時間がかかることを考えると、円滑に運用するためには余裕を持ったスケジュールを組む必要があります。

鈴与のWEBオーダーシステム
このようにWEBオーダーシステムの導入によって、業務管理の効率化や品質向上に繋げることができることに加え、人材確保などの負担も軽減が可能になります。
鈴与では、お客様の要望に合わせたWEBオーダーシステムを提供しており、鈴与のWMS(倉庫管理システム)と合わせてシステムを運用することで、相乗効果を期待できます。WMSは倉庫での管理情報を把握できるシステムですが、WEBオーダーシステムと連携させることで受注から商品の出荷までのリードタイムを短縮し、効率的にお客様の元へ商品をお届けすることができます。また、販売情報とリンクした自動発注機能や商品や納品先に合わせて発注制御を行うこともでき、お客様のご要望に合わせて柔軟にご対応させていただきます。

お客様のニーズに合わせたソリューションをご提供させていただきますので、受発注業務に課題をお持ちの方、WEBオーダーシステム及び物流システムに興味をお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。

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