こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
契約書の管理方法について、お客様から「各部門で個別に管理するのがいいか、それとも、管理部門で集約管理するのがいいか」といったご質問を頂く機会が多くございます。今回は、この点について1つ事例をご紹介いたします。

契約書管理の方法はどっち！？
部門管理？それとも集約管理？

部門管理している事例とは

部門管理をしているＡ社様（ホテル運営会社様）

こちらの会社様では、捺印を各施設でする契約書が多いため、契約書の管理や保管も、各施設で独自にルールを採用し、運用されていました。新たに法務ご担当となられた方が業務効率化のために現状を調査したところ、下記の課題が判明しました。

• 施設間の契約情報を共有化できていないため、二重契約をしてしまっていること
• 協力会社様との価格交渉期限を逃していること

そこで、契約管理システムをグループウェアに搭載することとなりました。
しかし、契約管理システムの稼働後、半年を経過したところで、法務担当者様から新たな課題として下記のようなご相談を頂きました。

契約管理システムを用意し、ルールを守るよう指導はしているものの...

以下の4つ課題が発生しました。

その１：登録している施設もあれば、していない施設もある

その２：登録ルールも統一化できていない

その３：登録までに、タイムラグが発生している

その４：原本のファイリングができていないため、監査に対応できない

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部門管理していて気づいた点とは

契約書管理システムを導入したが部門でルールが守られない...。

ルールが守られないことで契約内容の情報漏えいのリスクや契約書の紛失のリスクが高まり、企業にとって大きな損失になりかねません。
つまり契約情報（契約内容）は、企業にとって非常に重要な情報です。
リスクマネジメントの観点から事態を重く見たＡ社様の経営層は、すべての契約書を本部に集約管理することを決めました。しかし、集約管理することで新たに課題となったのは、法務部門における事務の手間が発生することでした。
それらを解消するため、鈴与では、下記内容をご提案し、ご採用頂きました。

鈴与のご提案内容

(1) お客様システムへの台帳登録サービス

(2) お客様システムと連動した原本保管サービス

最適な契約書管理を

企業ごとに規模や業種は異なりますが、最適な契約書管理とは、適切なところに適切に「台帳」・「原本」・「画像ファイル」などが管理され、各拠点または管理部門が徹底して運用していくことになります。
しかし「台帳」・「原本」・「画像ファイル」などの管理ルールを統一化し、このルールを各拠点で守っていくことは、とても難しいことです。本来の業務の妨げにもなりかねません。
管理ルールを統一して各部門で管理をさせるのか、法務部などの管理部門に集約して管理するのか、このような管理体制について判断に迷われた際、ぜひ鈴与へご相談ください。

おわりに

今回は、契約書管理の方法はどっち！？部門管理？それとも集約管理？についてご紹介しました。
鈴与では、契約管理にまつわる豊富な経験をいかし、お客様への最適なご提案が可能です。

お問い合わせをご希望の方は、▶︎こちらよりご連絡ください。