情報資産の「真の文書管理」とは

ここまで述べてきたように、「活用」と「管理」という考え方が、文書情報を扱う上での2本柱となります。そして、この2つの柱は、水と油のように相容れにくい関係にあります。
文書を活用するためには、社内のみんなが手軽に、必要なときに必要な文書を利用できる状態にしておくことが望ましい。その反面、情報が本来の目的以外のことに利用されないように、しっかり手綱を引き締めておかなければならない。いざ文書管理に取り組もうとすると、多くの企業がジレンマに直面することになります。

このような板挟み状態を経験した企業は、「文書管理を組織的に行うのは難しい」「非常に手間がかかるというネガティブなイメージを持ってしまうことでしょう。しかし、ここから脱却する方法は存在します。"文書を活かしつつ守り、守りつつ活かせる"仕組み。それを実現させるのが、真の「文書管理」なのです。