文書管理の理想と現実 理想的な文書管理を実現するためには？

その１　システムの便利機能が知られていない

良かれと思って導入したシステム。業務上役に立ちそうな機能が搭載されているものを選択した。それにも関わらず、その便利な機能が周知されていない。せっかく機能があるのに、エクセル管理との併用が起きていることがある。
例）契約書の期日管理をシステムとエクセルで併用管理。システム上に、期日のお知らせメールが届く機能があるにも関わらず、エクセルで期日の一覧を管理しているなど。

その２　宝の持ち腐れ状態

新しい文書管理ルールでは、ペーパーレス化を実現するために社内でのスキャニングの徹底を決定。出来るだけスキャニングし紙文書を残さない運用に変更。また、複合機の台数が限られており、スキャニングで占有してしまう可能性があったため、スキャナーも複数台購入。しかし、どこでもスキャンしやすいように設置してあるにも関わらず、あまり使われていない。それは、業務量が減っておらず、"スキャニングをする時間がない"ことが一因であった。

その３　外部にデータ化作業を委託するはずの文書がまだ社内にある

社内のリソースが限られているので、データ化作業は全て外部委託にすることとした。データ化の費用は部署ごとに負担としたら、その費用を節約するために社内でスキャニングしている部署がある。元の目的に沿っていないのではないか...。
また、別の部署では委託先に文書を送る作業が滞り、オフィス内に文書が溜まる事態が発生している。