ルールを決めて全社で共有 スキャニング文書の運用とメリット

文書情報をスキャニングして保管することのメリットは、日々の業務における情報の検索性・共有性の向上や保管スペース縮小化、さらには、文書を複写して社外に持ち出すことや紛失を防ぐというセキュリティ面の強化などが実感しやすいものとして挙げられます。またこれらの他にも、文書管理にまつわるトータルコストの削減や競争力強化といったビジネスメリットに直結した効果が期待できます。

１．業務コストの削減

スキャニングデータを保管・保存することで作業効率の向上が見込め、文書管理に関わる人件費の削減や保管・保存コストの削減を可能とします。

２．企業競争力の強化

スキャニングにより組織内の文書情報を一元管理することで、CSR（法令遵守）への対応や信頼性の向上、さらにはCS（顧客満足度）の向上につながります。

３．リスク管理

情報を共有化することによって、災害や事故・事件など、会社にとって不測の緊急事態に早期問題解決を可能にします。

４．環境問題への対応

文書情報をスキャニングすることで、紙の使用量を削減でき環境保全に貢献できます。また不要となった紙文書をリサイクル資源とすることで紙の物流を減らしＣＯ２の抑制にもつながります。

企業において業務の可視化が言われる中、文書管理の在り方はビジネスの競争力に大きく影響します。それぞれの業務や部門ごとに知り得た情報を全社的に公開することにより、知の共有が行われ、個人の知を会社の知に変えていくことが可能になります。それを実現させるための基礎手順を、６回にわたってお届けして来たのがこの『ゼロからわかる文書管理』です。

文書管理というと「不要紙文書の処分」や「情報の整理」というのが一般的な理解かと思います。しかしながら本来の目的は、業務効率を改善し会社の持続的成長を目指す土台づくりとなる取り組みです。皆さんが各部門それぞれの意見を集約して、業務改革が出来るよう文書管理を実践していただけると幸いです。