こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
文書情報を効率的に活用するためには、文書を分類・整理して、必要に応じて使いやすいように保管することが重要です。

紙文書のファイリングとスキャニング

紙文書のファイリング〜ファイリングの仕組み構築

文書情報を効率的に活用するための第一歩は、「ファイリング」。効果的なファイリングの仕組みを構築することで、次のようなメリットを得ることができます。

ファイリングの4つのメリット

1.文書検索時間の短縮
大量の文書の中から必要な書類をすばやく探し出し、手間と時間を省くことができる。
2.保管スペースの削減
保管期間を過ぎた文書をいつまでも置いていたり、同じ文書を重複して保管してしまったりといった、スペースのムダを省くことができる。
3.情報の共有化
文書をわかりやすく分類して、整理することで、文書を組織的に共有し、情報資産として役立てることができる。
4.文書管理ルールの標準化
文書の分類基準、保管期間・廃棄基準、アクセス権限など、保管ルールを決めてファイリングすることで、業務の標準化を図り、企業として統制のとれた文書管理につながる。

お役立ち資料をお手元で確認できます！
▶︎「文書管理　虎の巻」ダウンロードはこちら

紙文書のファイリング〜ファイリング用具と台帳管理〜

紙文書は、分類・整理してキャビネットや書類棚に収納します。その時、「フォルダー」または「バインダー」を利用するのが一般的ですが、文書の性格や利用方法にあわせて、フォルダーとバインダーを使い分けるとよいでしょう。

そして、フォルダーやバインダーによって分類・整理した文書を有効に活用するためには、「文書管理台帳」を作成して、保管場所を管理することが有効になります。下記のように、保管場所を階層化して管理することで、必要な文書を効率的に探し出すことができます。

文書管理台帳の一般的な項目