文書管理の現状把握

「文書管理の現状を把握するために、具体的には何をすればいいのでしょうか」
今回は、そのような疑問に答えるために、現地調査の内容についてご紹介します。

現地調査を始める前に決めること

「文書管理を見直したい」と決めたら、現状を把握するためにまずは現地調査が必要です。現地調査をする前には、

(1) 調査の目的
(2) 調査対象
(3) 調査時期
(4) 調査メンバー
(5) 相手方の応対担当者
(6) 聞きたいことのヒアリングシート
(7) 最終報告書のイメージ

を決めます。

ここで重要になるのは、(1)の目的と(7)のゴールが一致していることです。
調査が目的とならないように、「何のために、何を、いつまでに」を明確にすることがポイントです。

現地調査先の選定

全ての拠点に訪問して実態調査をすることが理想ですが、複数の拠点が遠隔地にある、調査に充てられる人員が限られている等、様々な事情でいくつかの拠点に絞込みサンプリング調査になることがあります。その際は、複数の部署や業務を受け持っている拠点を選ぶと、他の拠点でも抱えているであろう共通の課題が見つかりやすくなります。
また、本格的な調査に入る前に、同じ本社ビル内にある部署などでテスト実施することも一つの手です。調査手順や所要時間等はもとより、ヒアリング項目に漏れはないか、どのような聞き方が望ましいかについても事前に確認をすることが出来るからです。

いざ、現地調査開始へ

調査する拠点が決まったら、調査の概要を伝えます。
調査の目的と内容、スケジュール、人数、拠点側での受け入れ準備事項等々、そして何よりも、この調査は現場の改善につなげるためにあることを伝えます。
調査の日は、ヒアリングシートをもとに調査。例えば、保有文書量、文書保管状況、ファイル用具の使用状況、文書管理ルールの理解度等をヒアリングします。
調査をしていると、応対担当者では把握できていない内容があることがありますので、その際は後日、改めて確認するようにしましょう。

現場へのフィードバック

調査後は、報告書として文書管理の現状、問題点・課題、改善案の提示をまとめて報告します。そして、経営層に提出する報告書とは別に、現場へのフィードバックを行うことが重要です。
各拠点でヒアリングした内容をまとめ、拠点特有の困りごとや独自に取り組んでいる改善事例を共有することで、自分の拠点で抱えている課題は他でも共通していることを認識できるとともに、他の拠点の良いところを参考にすることも出来ます。そして、現地調査に協力してよかったと思ってもらえるような関係づくりにも役立ちます。

今回は、現地調査の内容に絞ってご紹介しました。
文書管理の見直しにあたり、他社事例などを参考にしたい、現地調査のサポートを希望する場合は、鈴与にご相談ください。