紙からPDFデータでの運用に変えるには

「業務上、たくさんの紙の書類が発生している。そのため探す際に時間がかかる。また書類の出し入れが多く、紛失リスクやファイリングの負担を軽減したい。そこで、紙をスキャニングし、PDFデータでの運用に変え、業務効率化と、書類紛失リスクの低減を図りたい。」と、多くの企業さまから寄せられる要望です。
実際に、お客様に詳しくお伺いしてみると、「実際には、運用方法を変更しようにも、なかなかうまくいかない...」とお困りの方が多く、その原因として"社内でのスキャニング作業"がネックとなっていることがあります。

社内でスキャニングを実施されている多くの企業さまでの課題として、最初は順調に進んでいても、途中からうまく進まなくなることがあると伺います。
例えば、このようなことが挙げられます。

また、契約書のスキャニングは特に手間がかかります。

• 製本されているので、１ページずつめくりながらスキャニング。そのため時間がかかり、どこまでスキャニングしたかがわからなくなることもある。

• サイズも状態もバラバラな付属書類がある上に、それらを契約書とまとめて１ファイルにするなど、手間がかかる。

上記のような理由から、社内でのスキャニング作業は、当初想定していたよりも手間がかかることがあります。
そのため、「途中までスキャニングをして、そのままになっている」、「何か月も時間をかけているが、終わらない」、「スキャニングしたデータが活用できる状態にない」といったことが起こり、紙からPDFデータへの運用変更が進まなくなります。

紙からPDFデータへの運用変更をスムーズに進めるためには、スキャニングを効率よく進めることが重要です。そのためには、事前準備をしっかり行います。具体的には、下記の流れに沿って行います。

(1)スキャニングをする目的の確認

例えば、

おわりに

上記のいずれかにあてはまる場合、外注した方が、効率がよくコストも抑えられることがあるので、選択肢の一つとして、検討してみて下さい。