ピジョン株式会社様 契約書管理のルールも保管場所もバラバラな状態から、契約書原本とデータの一元管理を実現

育児用品の老舗企業、ピジョン株式会社様では、拠点や部署で各々契約書を管理していましたが、鈴与の「契約管理アウトソーシング」を導入することで、契約書の原本管理と契約書データの一元管理を実現しました。今回はソリューション導入の経緯や導入後の効果について、お話を伺いました。

契約管理について、どのような課題がありましたか。

拠点ごとの管理により、管理の全体像が見えない状態でした

以前は拠点や部署がそれぞれ独自のルールで契約書管理を行っていました。そのため管理のレベル感はさまざまで、台帳をきちんと作成している部署もあれば、原本がどこに保管されているのか把握が不十分な部署もありました。そうした状況のなか、法務グループでは各拠点・部署がどのように管理しているのか、どういった取引先とどのような契約を締結しているのか、契約管理・契約状況の全体像を捉えられないという課題を抱えていました。

導入のきっかけを教えてください。

導入はどのように進められましたか。

鈴与と共に社内調整を進めました

まずは、各拠点・部署における契約書の分量や管理方法などの現状把握から始め、システムの要件定義や最終ゴールの設定、スケジュールの調整といった流れで進めました。そして、システム設計とデータベースの構築が進んだタイミングで、鈴与の担当の方にも同席してもらいながら社内説明会を開催しました。
導入にあたっては、各拠点・部署との細やかな調整が多く発生しました。そうしたなかで、鈴与さんには他社事例を紹介してもらったり、アドバイスをもらったりと多くの場面で助けられながら本格稼働に至りました。

契約管理はどのように変わりましたか。

法務も他部署も業務効率化。コンプライアンス意識も高まりました

契約書情報をすべてシステム上で確認できるため、法務グループで契約管理の全体像を把握できるようになりました。同じ本部内では契約書が検索・閲覧できるようになって問い合わせ対応が減り、法務グループの業務効率化にもつながりました。
各部署においても、問い合わせや契約書原本管理の手間が減ったことにメリットを感じていると思います。また、契約締結後の業務フローや契約書管理のルールが明確になりました。
導入をきっかけに、契約書の意義の理解や期限管理の徹底など、従業員のコンプライアンス意識の高まりを感じます。

導入後の鈴与のサポートはいかがでしたか。

細やかなサポートにいつも助けられています

組織変更や追加機能の相談にも迅速に対応していただいています。やはり実際に運用してみて気づく点も多く、そのたびに参考事例を紹介してもらうなど、細やかなサポートにいつも助けられています。すぐに相談できる相手がいるという安心感もありますね。

導入サービス

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  契約書管理システム

  電子・紙を問わず全ての契約書データを集約し最適な契約書管理を実現するシステムです。契約書原本からシステムに取り込むデータを作成する作業もご提供しております。