上智大学 様 文書のスキャニングによりデータ精度が高まり、効率的な管理・証明書の発行作業を実現

創立以来蓄積された学籍原簿や成績証明書など、14万人分の文書をスキャニングした上智大学学事局学事センター様に、 鈴与の「文書スキャニングサービス」「文書保管サービス」についてお伺いしました。

これまでの文書の管理についてお聞かせください。

多量の書類の永久保管に、紙とマイクロフィルムで対応していました

上智大学では、卒業生をはじめとする離籍者数は14万人以上に上り、その方々の学籍原簿や成績証明書などの文書原本を永久に保管するのですが、やはり紙のみの保管ですと損なわれる可能性が高く、さらに膨大な文書原本の保管スペースを確保する必要があります。そこで1990年ごろからマイクロフィルムによる文書管理を行ってきました。

今回の文書のスキャニングのきっかけは？

紙ベースの業務に多くの手間と時間がかかっていました

これまで成績証明書などの発行は、紙に出力された検索簿で、氏名から該当するマイクロフィルムを探し出し、さらに作成当時から学長が変わっている場合は修正液を使って記述を訂正し、コピーを取って...と、実に多くの時間と手間が必要でした。こうした課題を解決するため、文書の完全スキャンの検討が始まりました。複数の企業よりご提案いただき、その中から鈴与さんと大塚商会さんの提案の品質の高さで、決めさせていただきました。

鈴与の「文書スキャニングサービス」はいかがでしたか？

適切な対応のおかげで非常に信頼度の高いデータでそろえることができました

アウトプットイメージを踏まえた作業の提案から始まり、個々のデータは細やかな画像調整で見やすく、また膨大なスキャニング作業の最中に各文書の間違いにも気づき訂正していただくなど、鈴与さんの適切な対応のおかげで非常に信頼度の高いデータでそろえることができました。検索機能との連動で、発行作業の負担は大幅に軽減されています。

現在の文書原本の保管状況は？

保管も併せて鈴与に委託し、システムから取り寄せも行っています

保管も併せて鈴与さんに委託しました。文書のスキャンが完了した文書原本は、そのまま鈴与さんのドキュメントセンターでセキュアに保管されています。大学内の保管スペースも削減され、トータルの管理コストも低減しました。さらに必要なときは管理システムを通じて、文書を指定して取り寄せられるのでとても便利です。 今回の文書のスキャン過程で、データを"棚卸し"するように整理整頓できました。 今後は発行作業が効率化された分、より管理の精度を高め、成績証明書などの発行期間をさらに短縮することを目指します。

導入サービス

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  文書スキャニングサービス

  年間2億枚以上のスキャニング実績があるドキュメントセンターで、専門スタッフが作業を行い、高品質なデータを短期間で納品。ペーパーレス化、DX推進を支援します。

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  文書保管サービス

  多重セキュリティシステム、耐震・耐火構造を備えた文書保管庫で、大切な文書をお預かりします。WEB上のシステムで預け入れ、取り寄せ、廃棄などが簡単にできます。