小田急不動産株式会社様 電子契約と契約書管理システムの連携で業務効率化を実現

小田急グループの中核企業として住生活領域の事業を展開する総合不動産会社、小田急不動産株式会社様。
鈴与の契約管理システムと電子契約を連携させることで、紙の契約書と電子契約書を手間なく・より正確に一元管理し、業務スピードの向上に繋げられました。
今回は課題解決の経緯や導入後の効果について伺いました。

契約書管理について、どのような課題がありましたか。

契約書の原本・コピーの二重管理が手間になっていました。

契約書管理システムの導入以前は、総務グループで契約書の原本を保管し、所管部門で原本の写しを保管しており、二重管理となっていました。
二重管理をしていた理由としては、所管部門の手元ですぐに契約内容を確認できるようにしつつ、原本の紛失や、汚したり破損してしまうリスクを回避するためでした。
二重管理には、契約書のコピーを取るのに手間が掛かるという問題と、原本と写しの保管スペースの確保という問題がありました。 　　　　

契約書管理の見直しに踏み切られたきっかけを教えてください。

鈴与のサービスをご選定いただいた理由を教えてください。

クラウドサイン ※ との連携スピード・セキュリティの万全さ・操作の簡単さが決め手でした。

クラウドサイン ※ での契約締結後、鈴与の契約書管理システムに自動連携されるスピード感が最大の決め手でした。弊社では全社的なマインドとして、何事もスピード感を大切にする社風があり、連携についてもスピードを重視しました。
また、セキュリティ面についても、IPアドレス制限や、ユーザーごとの細かい操作権限設定などがあり、安心して利用できると考えました。
システムの操作性については無料トライアルで確認しましたが、とてもシンプルな作りで簡単に操作できたため、これなら社内に展開できると考えました。

サービスのご選定後、ご導入まではどのように進められましたでしょうか。

IT部門や実際にシステムを利用するメンバーと協力して進めました。

総務グループが主管部門となり、IT部門や実際にシステムを利用する部門とも協力して導入を進めました。
導入後の運用ルールを決める際に、セキュリティ面や権限付与管理のルールの策定については、IT部門と協力して策定しました。また、利用部門の満足度を上げるため、契約書管理システムを実際に利用する社員に、現在の運用や導入後の理想的な使用方法などのオペレーションに関してヒアリングを実施し、すり合わせを行いました。
導入決定後も、鈴与の担当者に他社の運用事例を聞くことで参考にして進めることができたのは心強かったです。

ご導入をいただいてから約１年が経ちますが、効果はいかがでしょうか。

業務効率化やヒューマンエラー回避に繋がっています。

日々の業務の中で、過去の契約書を閲覧する際に役立っています。例えば、物件の売却を行う際に、過去に締結した契約書をすぐに閲覧できるようになり業務効率化に繋がりました。
また、クラウドサイン ※ との自動連携により、契約書管理のヒューマンエラーを回避できるようになったことにもメリットを感じています。今後、物件の契約会で短期間に何十件もの書類が発生する際に自動連携の強みを期待しています。
現在は、契約書以外の重要文書でも鈴与の契約書管理システムの活用を進めているところです。その１つとして、紙の稟議書を電子化するプロジェクトがあり、過去の意思決定資料の検索性を高めることによる業務効率化を目指しています。

※クラウドサインは弁護士ドットコム社提供の製品です。

導入サービス

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  契約書管理システム

  電子・紙を問わず全ての契約書データを集約し最適な契約書管理を実現するシステムです。契約書原本からシステムに取り込むデータを作成する作業もご提供しております。