エバラ食品工業株式会社様 契約書管理の業務改革をDX化で実現

焼肉のたれやすき焼のたれなどの調味料の製造・販売を行い、多数の家庭用商品群で国内トップシェアを誇るエバラ食品工業株式会社様。
法務を中心に契約書管理のDX化を推進し、働き方改革と生産性向上の両立など３つの目的を掲げ、経営方針にかかわる目的の実現を目指しました。
今回は、鈴与の契約書管理サービスを利用したDX化の経緯や、導入後の効果についてお話を伺いました。

契約書管理の見直しに踏み切られたきっかけを教えてください。

契約書管理見直しの目的を教えてください。

３つの目的を定めました

目的は３つありました。
１つ目は、生産性の向上です。在宅勤務、社員の健康推進に即した働き方改革を重視した上で、生産性をいかに向上させるかを目的としました。
２つ目は内部統制の強化です。情報管理体制を整えること、リスクマネジメントとBCP（事業継続計画）の実効性を高めることを目的としました。
３つ目はコスト削減です。人的コストを含めた、合理的なトータルコストの見直しも目的としました。

契約管理について、どのような課題がありましたか。

各部門でも法務でも、契約書管理の負担に拍車がかかる状況でした

当社では年間600件以上の多種多様の契約締結があり、様々な課題を抱えていました。
契約書の管理場面では、紙の契約書原本の管理を各部門にゆだねていましたので、部門での負担感、例えば一覧表作成、保管スペースの確保、期限管理などがありました。また法務では、締結済みの契約書の確認を行う際に部門への照会が発生するなど、手間が生じていました。
さらに、コロナ禍による在宅勤務が進み働き方に変化が生じるなか、契約締結から管理する課題に拍車がかかる状況となっていました。

鈴与のサービスをご選定いただいた理由を教えてください。

導入推進時に苦労されたことと、どのように乗り越えたかについて教えてください。

社内の共感を得ることに苦労しましたが、他部門と協力して乗り越えました

大切な契約書を外部で管理することに対して懸念の声が一部にあり、契約書管理サービスの導入で「３つの目的」が実現されることを説明して、社内の共感を得たことに苦労しました。
そこで、法務だけでなく、経営企画部門、情報システム部門のメンバーとプロジェクトを組み、それぞれの役割を分担して推進を行いました。 また、経営企画本部の役員に統括責任者を担ってもらったことで、全社への推進力をより強化できました。
加えて、解決すべきテーマとして、働き方改革、健康推進などがありましたが、それが経営方針と合致していたことも、他部門の共感を得て、円滑に導入を進める上で重要なポイントとなりました。

現在は第１期の導入を完了されて、効果はいかがでしょうか。

目に見える効果が出ていて評価を得ています

契約書だけでなく取締役会議事録などの電子化が進み、社内でも目に見える評価を得ています。
クラウドサイン ※ との連携により、電子署名が完了した契約書、議事録はその日の深夜に鈴与の契約書管理システムに反映されるので、このスピードを感じたときは大変驚きました。今後、第2期として全社部門導入を行い、より大きな効果が得られるものと考えています。

※クラウドサインは弁護士ドットコム社提供の製品です。

導入サービス

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  契約書管理システム

  電子・紙を問わず全ての契約書データを集約し最適な契約書管理を実現するシステムです。契約書原本からシステムに取り込むデータを作成する作業もご提供しております。

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  文書スキャニングサービス

  年間2億枚以上のスキャニング実績があるドキュメントセンターで、専門スタッフが作業を行い、高品質なデータを短期間で納品。ペーパーレス化、DX推進を支援します。

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  データ入力サービス

  契約書の管理項目など書類の中から必要な項目をテキストデータ化します。独自の管理項目も正確に読み取りが可能です。

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  文書保管サービス

  多重セキュリティシステム、耐震・耐火構造を備えた文書保管庫で、大切な文書をお預かりします。WEB上のシステムで預け入れ、取り寄せ、廃棄などが簡単にできます。