医療機器の在庫管理における課題とは？効率化につながるシステム導入のメリットを解説

医療機器の在庫管理では、欠品防止や在庫適正化に加え、シリアル・ロット管理や使用期限管理、トレーサビリティ確保などが求められます。そのため、一般的な製品よりも高度な管理体制が必要です。
本記事では、医療機器の在庫管理における課題や効率化の方法、物流アウトソーシング活用のポイントについて解説します。

医療機器の在庫管理とは？

医療機器の在庫管理とは、必要な医療機器や関連資材を、必要な場所へ、必要なタイミングで供給できる状態を維持するための管理業務です。
管理対象は医療機関内の在庫だけではありません。医療機器メーカーや商社の物流センター、営業所、保管倉庫など、サプライチェーン全体に存在する在庫を適切に管理することが重要です。
一般的な在庫管理では数量や保管場所の管理が中心となりますが、医療機器の場合はシリアル・ロット番号や使用期限、保管条件などの品質情報も併せて管理する必要があります。また、製品回収や不具合発生時に迅速な対応を行うため、トレーサビリティの確保も欠かせません。
そのため、医療機器の在庫管理では「在庫数を把握する」だけでなく、「どこに、どのシリアル・ロットの製品があり、どのような状態で保管されているか」を正確に管理できる仕組みづくりが求められます。

医療機器の在庫管理が重要な理由

医療機器の在庫管理は、安定供給と品質維持を実現するための重要な業務です。 在庫が不足すると、医療機関への供給遅延や診療・手術への影響につながる可能性があります。一方で、過剰在庫は保管コストや資金負担の増加、使用期限切れによる廃棄ロスを招きます。
また、医療機器は製品ごとにシリアル・ロット管理や使用期限管理が求められるケースが多く、一般商材以上に厳格な品質管理が必要です。万が一リコールや不具合が発生した場合には、対象製品を迅速に特定し、回収対応を行える体制が求められます。
さらに近年は、多品種少量化や物流コスト上昇、人手不足などを背景に、在庫の最適化と物流効率化の重要性が高まっています。安定供給とコスト最適化を両立するためにも、適切な在庫管理体制の構築が不可欠です。

医療機器の在庫管理における課題

医療機器の在庫管理では、一般的な物流業務と同様に欠品防止や在庫適正化が求められます。しかし医療機器は高額製品が多く、品質管理やトレーサビリティ確保も必要となるため、より高度な管理体制が求められます。
また、メーカー、商社、物流センター、医療機関など複数の拠点や事業者が関わるため、情報共有や在庫可視化が難しくなりやすい特徴があります。 ここでは、医療機器の在庫管理において特に課題となりやすいポイントを解説します。

在庫過多・欠品

医療機器の需要は、医療機関の診療内容や手術件数、市場動向などによって変動します。そのため、需要予測が難しく、在庫過多や欠品が発生しやすい傾向があります。 欠品が発生すると、医療機関への供給遅延や診療への影響につながる可能性があります。一方で、欠品を避けるために過剰在庫を抱えると、保管コストや資金負担が増加します。
さらに、複数拠点で在庫を保有している場合、全体在庫が把握できていないことで、一方では在庫不足、一方では余剰在庫が発生するケースも少なくありません。
適正在庫を維持するためには、在庫状況をリアルタイムで把握し、需要変動に応じて柔軟に補充・移動できる体制づくりが重要です。

シリアル・ロット・期限管理

医療機器の中には、シリアル・ロット管理や使用期限管理が必要な製品があります。 同一製品でもシリアル・ロットごとに管理する必要があるため、在庫数だけでなく、どのシリアル・ロットがどこに保管されているかを把握しなければなりません。
また、使用期限が設定されている製品については、期限切れによる廃棄ロスを防ぐため、先入先出の徹底や期限管理が重要になります。
手作業による管理では、シリアル・ロット情報や期限情報の記録漏れが発生しやすく、回収対応や品質管理にも影響を及ぼします。そのため、シリアル・ロット・期限情報を含めた一元管理が求められます。

トレーサビリティ

医療機器では、製品の入荷から保管、出荷までの履歴を追跡できるトレーサビリティ体制が重要です。
万が一、製品不具合やリコールが発生した場合には、対象製品がどこに保管されているのか、どの医療機関へ出荷されたのかを迅速に特定する必要があります。
しかし、在庫管理や出荷管理が拠点ごとに分散している場合、情報収集に時間がかかり、対応が遅れる可能性があります。
トレーサビリティを確保するためには、シリアル・ロット情報や出荷履歴を正確に記録し、必要な情報を即座に確認できる仕組みづくりが欠かせません。

管理コスト

在庫管理には、保管スペース、人件費、システム運用費、棚卸作業などさまざまなコストが発生します。 特に医療機器は高額品が多いため、過剰在庫による資金負担や期限切れによる廃棄ロスが経営へ与える影響も大きくなります。
また、在庫確認や棚卸、問い合わせ対応などに多くの時間を要すると、本来業務へ充てるべき人的リソースが圧迫されます。
在庫管理の効率化を進めるためには、在庫数量だけでなく、在庫管理業務にかかる工数やコストも可視化し、継続的に改善していくことが重要です。

物流業務との連携

在庫管理を最適化するためには、保管・入出庫・配送といった物流業務との連携が欠かせません。
例えば、在庫管理システム上では在庫が存在していても、実際の保管場所が不明確であったり、入出庫記録が適切に反映されていなかったりすると、在庫精度は維持できません。
また、医療機器では品質管理や温度管理、ラベル管理など物流面で求められる要件も多く、在庫管理と物流運用を切り離して考えることはできません。
そのため、在庫管理の改善にはシステム導入だけでなく、物流現場の運用ルールや作業フローも含めた全体最適の視点が求められます。

医療機器の在庫管理を効率化する方法

医療機器の在庫管理を効率化するためには、単に在庫数を把握するだけではなく、在庫情報と物流情報を連携させながら、サプライチェーン全体を最適化する視点が重要です。
特に医療機器は、高額製品であることに加え、シリアル・ロット管理や使用期限管理、トレーサビリティ対応が求められるため、手作業による管理には限界があります。
ここでは、医療機器の在庫管理を効率化する代表的な方法を紹介します。

システム活用

在庫管理システムを活用することで、在庫数や保管場所、シリアル・ロット番号、使用期限などの情報を一元管理できるようになります。 Excelや紙による管理では、入力漏れや転記ミスによる在庫差異が発生しやすくなりますが、システム化することで入出庫情報をリアルタイムに反映でき、在庫精度の向上につながります。
また、発注点管理や期限アラート機能を活用することで、欠品や期限切れのリスクを低減することも可能です。
さらに、複数拠点や複数倉庫の在庫を一元的に把握できるため、在庫の偏在を防ぎながら、適正在庫の維持にも役立ちます。

バーコード・RFID

バーコードやRFIDを活用することで、入出庫作業や棚卸作業の効率化を図ることができます。 バーコード管理では、ハンディターミナルなどを用いて製品情報を読み取ることで、入力作業の負担を軽減し、記録ミスを防止できます。
RFIDは複数製品を一括で読み取れるため、大量在庫を扱う物流センターや保管倉庫において高い効果を発揮します。棚卸時間の短縮だけでなく、所在管理や探索作業の効率化にもつながります。
また、シリアル・ロット番号や製造番号と連携することで、トレーサビリティ強化にも活用できます。

物流アウトソーシング

在庫管理を効率化するうえでは、物流業務そのものを見直すことも重要です。
医療機器は、保管、ピッキング、流通加工、出荷、配送など多くの物流工程を経て医療機関へ届けられます。そのため、在庫管理だけを改善しても、物流現場の運用が最適化されていなければ十分な効果は得られません。
物流アウトソーシングを活用することで、物流センター運営や在庫管理業務を専門事業者へ委託でき、自社は本来業務へ集中しやすくなります。
また、物流事業者が保有する倉庫管理システム（WMS）や物流ノウハウを活用することで、在庫精度向上や物流コスト削減、リードタイム短縮などの効果も期待できます。
医療機器物流に対応した事業者を選定することで、品質管理やトレーサビリティ確保などの要件にも対応しやすくなります。

医療機器向け物流サービスを選ぶポイント

医療機器の物流を委託する場合は、単に保管や配送ができるだけでなく、医療機器特有の管理要件へ対応できるかを確認することが重要です。

シリアル・ロット・期限管理に対応しているか

医療機器物流では、シリアル・ロット番号や使用期限を適切に管理できる体制が求められます。
入荷から出荷までの履歴を正確に記録できる仕組みがあるか、期限管理や先入先出運用に対応しているかを確認しましょう。

トレーサビリティ体制が整っているか

リコールや品質不具合が発生した際に、対象製品を迅速に特定できる体制が必要です。
出荷履歴やシリアル・ロット情報を適切に管理し、必要な情報を迅速に提供できる物流事業者を選ぶことが重要です。

在庫管理システムとの連携が可能か

物流業務と在庫管理を連携させることで、在庫情報の精度向上や業務効率化につながります。 自社システムとの連携や、物流事業者が保有するWMSの活用など、データ連携の仕組みについても確認しておきましょう。

医療機器物流の実績があるか

医療機器物流では、一般消費財とは異なる管理ノウハウが求められます。
医療機器メーカーや医療関連企業との取引実績がある物流事業者であれば、品質管理や運用面においても安心して委託しやすくなります。

物流改善の提案ができるか

物流事業者は単なる業務委託先ではなく、物流改善を支援するパートナーでもあります。
在庫適正化や物流コスト削減、リードタイム短縮などについて改善提案を行える事業者を選ぶことで、中長期的な物流最適化につながります。

鈴与の医療機器物流サービス

医療機器の在庫管理では、システム導入だけでなく、物流現場を含めた運用全体の最適化が重要です。
鈴与では、医療機器をはじめとした高品質な物流管理が求められる商材に対し、保管、在庫管理、流通加工、出荷、配送まで一貫した物流サービスを提供しています。
また、在庫管理システムと物流現場を連携させることで、在庫情報の可視化やトレーサビリティ強化、物流品質向上を支援します。
さらに、物流業務の受託だけでなく、物流拠点設計や在庫適正化、業務改善提案など、サプライチェーン全体の最適化に向けた支援も行っています。

医療機器の在庫管理や物流業務に課題を抱えている企業は、物流アウトソーシングも含めた運用改善をご検討ください。
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