適切な文書管理でリスクマネジメント 企業を守り、成長させる「文書管理」を見直そう

こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
企業では日々の業務の中で大量の文書が発生します。契約書、企画書、見積書、請求書、領収書やメールまで、形式も目的もさまざまあり、これが日々蓄積していくと膨大な数に及びます。きちんと整理やメンテナンスをせずに適当な管理を行っていると、いずれ文書の洪水に巻き込まれる事態に。今回は企業での文書のあり方を改めて見直し、文書管理の大切さについて解説していきたいと思います。

文書管理がなぜ重要なのか

オフィスにある文書をきちんと管理することが、なぜ重要なのでしょうか。その理由はおもに以下の３つがあげられます。

●業務効率化・生産性向上

文書をきちんと管理できていないと、目的の文書を探すのも一苦労で業務効率が低下します。例えば、お客様からの問い合わせがあった場合、必要な情報がすぐに探し出せなければお客様をお待たせすることとなり、機会損失に繋がることも。適切な文書管理が行われていれば、業務効率化、生産性の向上に繋がるだけでなく、迅速な対応が可能となりサービスの向上、お客様からの評価アップに貢献することもあります。

●紛失や情報漏洩の防止

昨今、情報漏洩や文書紛失などの事故が後を絶ちません。その要因の多くは、管理ミスや誤操作、置き忘れなどのヒューマンエラーによるもの。小さなミスがきっかけで大切な情報が流出し、責任問題の追及や企業イメージの低下、賠償や訴訟などの大きな問題にまでつながることもあります。このようなリスクを防ぐため、安全に文書を管理し、セキュリティを強化するためのルールや仕組みづくりが必要になります。

●開示が必要な時に速やかに対応できる

近年、企業のコンプライアンスに対して社会は大変厳しい目を向けています。情報流出にはじまり脱税や不正取引、製造物責任の問題など、さまざまなコンプライアンス違反による問題が起こっているからです。もしもコンプライアンス違反を起こしてしまった時、または疑いの目を向けられた時、きちんと文書管理ができていればすぐに情報を開示、説明でき、またすみやかに原因を突き止めてしかるべき対策を練ることができます。

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文書管理のライフサイクルとは

文書管理を理解する第一歩は、「文書のライフサイクル」を知ることです。文書管理を進める際は、このサイクルに沿って管理していくのが一般的だからです。文書のライフサイクルとは、言葉のごとく、文書が作成されてから不要になるまでのプロセス。具体的には、(1)発生～(2)活用～(3)保管～(4)検索～(5)保存～(6)廃棄という段階に分けられます。

例えば、「契約書」は、取引が始まった時点で契約書を作成し、お客様と契約を交わし、契約内容の修正を繰り返しアップデートされていきます。つまり、取引している間は(1)発生～(2)活用～(3)保管～(4)検索を繰り返します。そして、契約書は法的に保存年限が定められているので、取引が終了して業務で使わなくなったとしても、その年限の間は書庫などできちんと(5)保存しておかなければなりません。定められた保存期間が満了してようやく(6)廃棄できる段階へと至ります。

このように、文書は時間の経過とともに使う頻度や必要性が変化するので、「その文書が今、ライフサイクルのどのプロセスに置かれているか？」を考え、プロセスに応じた対策を講じることが重要になります。また文書の用途や種別、形式によってプロセスは異なり、期間も一時的なものから数年単位、半永久的なものまでさまざまなので、それぞれの特性に合わせて扱い方を変えていかなければなりません。

文書管理の進め方

文書管理を進めることは、単に資料を整理したりマニュアルを作ることではありません。(1)～(4)に沿って組織全体に文書管理のルールを浸透させ、企業の文化として根付かせることが重要です。

(1)組織全体で文書管理の認識を統一する

企業が適切な文書管理を推進していくためには、目的やゴールを定め、組織全体の認識を統一させることが大切です。企業それぞれに提供するサービスや企業文化が違うように、企業が文書管理を導入する時には異なる理由や事情が存在します。他社で行なっている文書管理の方法を杓子定規に当てはめたからと言って、成功するものではないので、まず経営環境や業務フローに応じて文書管理の目的と考え方の基盤を作りましょう。

(2)推進チームを作る

文書管理を進めるために、推進チームを編成します。企業の現状や今後の方針を踏まえながら問題点を洗い出し、広い視野で推進業務を行えるメンバーをそろえることが求められます。具体的には、文書管理のルールを決めたり、部門ごとの業務に応じた文書の整理作業や社員への研修、運用を行い、業務効率や生産性向上に繋げます。

(3)文書管理のルールを決める

発生・活用・保管・検索・保存・廃棄の各プロセスで、どのような手続きを行なうか、ルール付けしていきます。「誰が、いつ、どの段階で文書を登録するのか」「どこに保管し、どのように共有するか」など、実際のワークフローに合わせて構築します。箱単位、ファイル単位、1件単位などさまざまな管理方法がありますが、1件単位管理が適している書類は1件単位で管理するなど、文書に応じて管理方法を検討することをおすすめします。

(4)運用の定期的なチェックを行う

文書管理を仕組み化してスタートした後も、定期的に運用をチェックしましょう。実際の文書管理の稼働状況を確認し、効果を検証しながら、修正すべき点があれば迅速に手直しすることが必要です。また、文書管理の利用の仕方を定期的に社員へ研修を実施したり、日頃利用している社員から希望や意見をフィードバックしてもらい、それを運用や体制に反映させていくことも大切です。

生産性向上の面からも、リスク対策の面からも、「文書管理」は重要な課題ですが、社内で推進するにあたっては多少の専門知識とリソースが必要となります。「確実に、スムーズに、文書管理における課題を解決したい」という場合は、プロに相談することも一つの方法です。鈴与では、企業様に応じて、文書管理の導入から運用までをプロの視点からサポートさせていただいております。文書の扱いに問題点やお悩みを感じているようでしたら、お気軽にご相談ください。