株式会社日専連 静岡 様 永久保存を要する契約書を社外で安全に保管・閲覧

静岡市内で地域密着型クレジット「日専連静岡カード」を運営し、地元小売業の振興に尽力されている、日専連静岡様。契約書の保管に鈴与の「文書保管サービス」をご活用いただいています。

サービス導入前の文書保管状況について お聞かせください。

15万枚の書類を永久保存。コンプライアンス・BCP対応強化を要していました

当社が発行するクレジットカードの入会申込書原本は、事業開始以来すでに15万枚を永久保存しております。従来は殆どを外部の文書保管庫に委託し、一部を社内活用していました。しかし数年前から個人情報保護に関するコンプライアンス対応が一段と厳しくなりました。さらに震災以後は災害時のBCP対応も迫られていました。
一方、データ管理も課題でした。以前は社内で過去の文書をスキャニングしていたのですが、自前のシステムのため老朽化が懸念されていた上、新システムへの移行費用の問題も抱えていたのです。

鈴与の「文書保管サービス」に切り替えられた 決め手は何でしたか？

保管品質の高さと営業スタッフの信頼感が決め手でした

今後の文書保管について対策を迫られ、鈴与さんからご提案をいただいた時、鈴与さんの保管品質の高さを知ったのです。契約前に保管庫内部を拝見したのですが、ISO27001認証に基づく運用管理が行き届いていました。外部委託先のセキュリティレベルを診断するチェックリストと照らし合わせてみても、鈴与さんのレベルは十分過ぎるほどです。
さらに営業スタッフの方の対応も非常に信頼できました。文書管理のプロとして、クレジット業界のコンプライアンスに関する知識もお持ちで、安心してお願いできました。

実際に「文書保管サービス」をご利用いただいていかがですか？

今後に向け、ワンストップでのスキャニングサービス利用も検討しています

鈴与さんに委託したもう一つの理由は、今後の「スキャニングサービス」のワンストップ利用に期待してのことです。今預けている契約書は閲覧する機会も少なくないため、スキャニングを検討しています。スキャニングにより、社外に原本・社内でデータ活用といった体制が整います。付随資料のスキャニングも個々に対応いただけることも助かります。スキャニングが進めばシステム上での検索や情報共有も可能になります。すでに試験的に「スキャニングサービス」を行っており本格的にサービス利用させていただくつもりです。

導入サービス

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  文書保管サービス

  多重セキュリティシステム、耐震・耐火構造を備えた文書保管庫で、大切な文書をお預かりします。WEB上のシステムで預け入れ、取り寄せ、廃棄などが簡単にできます。