株式会社万城食品様 日々大量に発生する経理の機密文書を安全に保管し、廃棄作業も省力化

伊豆名産のわさびを筆頭に、多彩な調味料・香辛料を製造販売、業務用に小売向けにと、販売先も全国多岐にわたり、日々多くの文書を活用している万城食品様に、鈴与の「文書保管サービス」の導入経緯をお伺いしました。

サービス導入前の文書保管状況について お聞かせください。

製造部門の拡張計画で自社倉庫で文書保管ができなくなっていました

全国18の営業所で発行している納品書や請求書などを本社で一括管理しています。多い時には１日で約1,000枚、1カ月で段ボール10箱分になることもあり、それらを10年分保管する必要があります。必要な文書を出す際には倉庫の段ボール箱を一つ一つ見て回る手間がかかっていました。
従来は自社倉庫で文書を保管していたのですが、製造部門の拡張計画が持ち上がったのを機に移動を余儀なくされ、近隣の倉庫に外部委託するようになっていました。

鈴与の「文書保管サービス」を採用された 理由は何でしたか？

安心の多重セキュリティと費用対効果がポイントでした

従前より機密文書の安全な管理・廃棄を重視し、鈴与さんの文書廃棄サービスを利用していたため、セキュリティの確かさには信頼を置いていました。そこで、費用も含めて比較検討した結果、鈴与さんに切り替えた方がセキュリティの面でも費用対効果の面でもメリットが大きいと判断しました。一般の倉庫と違って、何重にも厳重なセキュリティ対策がとられているので安心できます。900箱近くあった段ボール箱の移動もスムーズに済ませることができました。

実際に活用を始められていかがでしたか？

保管の安全性向上だけでなく、保管期限切れ文書廃棄の省力化が叶いました

文書保管の安全性は以前と比べてはるかに向上したと感じています。利用開始当初は「いつ」「何を預けたか」さえ把握できればそれでいいと思っていたのですが、始めてみると、保管期限が切れた文書をメールで案内してくれる機能が予想していた以上に役立っています。以前は保管中の文書一覧のPDFデータをプリントし、目視でチェックしては保管期限切れの文書を廃棄処分に回すといったことを定期的に行っていましたから、その作業が大幅に省力化できたのは大きいですね。

現在の文書保管状況はいかがでしょうか？

定期回収便と保管文書の取り寄せに利点を感じています

定期的に回収に来る「鈴与セキュリティ便」があるので、その都度日程を調整する必要がなく、また回収日に合わせて効率良く準備を進められ助かっています。
保管していた原本の取り寄せについては、午前中に依頼をすれば数日中に手元に届くという迅速さも利点です。税務調査などで出庫が必要になった時にはシステム上で管理台帳をすぐに検索できるところも便利だと思います。CSVで出力すれば箱の中のファイル名が一覧でわかるので、よりスムーズに文書を探せますね。狙い通りの効果があったと実感しています。

導入サービス

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  文書保管サービス

  多重セキュリティシステム、耐震・耐火構造を備えた文書保管庫で、大切な文書をお預かりします。WEB上のシステムで預け入れ、取り寄せ、廃棄などが簡単にできます。