赤帽首都圏軽自動車運送協同組合 様 オフィス移転によるスペースの問題解決のみならず、業務効率化も実現

小さな引越や急ぎの商品をドアからドアへ運ぶ、街の運送屋さん「赤帽」。利用したことがある方も多いはず。今回お伺いしました全国赤帽軽自動車運送協同組合連合会様は「赤帽」をとりまとめる事業協同組合。貨物軽自動車運送事業者である赤帽組合員が集まって組織化されています。その中でも最も多くの組合員を擁する首都圏組合様は鈴与の情報管理を導入。文書管理の現状をお聞きしました。

鈴与の文書情報管理導入の経緯を教えてください。

オフィス移転により文書管理スペースの確保が難しくなったことがきっかけでした

オフィス移転先での文書管理スペースの確保が難しく、文書管理のスキャニングが急務でした。数社の委託先候補から慎重に検討を重ねた結果鈴与さんに決定しました。最終的に文書原本管理とスキャニングがパッケージされていたことに加え、同じ物流のプロである鈴与さんが構築したシステムであることが魅力でした。勿論、コスト面でも納得できました。また、個人情報を含む文書が多いため、企業規模や信頼度においても安心でした。重要書類の抹消リサイクルなどは実際にその過程を見せて頂き納得した上で契約させていただきました。

サービス導入後の効果・感想をお聞かせください。

管理スペース削減、業務効率化、BCP対策など多数の効果を実感しています

文書原本保管・管理を委託し、文書のスキャニングをしたことで業務は大きく改善されました。まずは、オフィスの管理スペースの削減ができました。あわせて文書を探す手間が軽減され、業務の効率化、文書管理における人件費の削減ができました。また、事業継続計画BCP対策にもなり、災害・紛失リスクにも対応できています。
このように目に見える効果も多数あり導入には満足しています。また文書情報抹消リサイクルサービスでは、廃棄文書をリサイクルできるため持続可能社会への貢献もできるところが魅力です。

鈴与へのメッセージをお願いします。

運用後の対応も素早く評価しています

日々、さまざまな要望や問題がおきても営業の方が素早く対応してくれる点は評価しています。今後、益々使い勝手が良くなるように私たちも忌憚ない意見を鈴与さんに投げかけたいと思っています。

導入サービス

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  文書スキャニングサービス

  多重セキュリティシステム、耐震・耐火構造を備えた文書保管庫で、大切な文書をお預かりします。WEB上のシステムで預け入れ、取り寄せ、廃棄などが簡単にできます。

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  文書保管サービス

  年間2億枚以上のスキャニング実績があるドキュメントセンターで、専門スタッフが作業を行い、高品質なデータを短期間で納品。ペーパーレス化、DX推進を支援します。