日本郵船株式会社 様 部署単位での文書管理体制が構築され、業務効率が飛躍的に向上

日本を代表する海・陸・空にまたがるグローバルな総合物流企業グループ、日本郵船。多岐にわたる幅広い事業を支える本社総務グループ様で、文書管理についてお伺いしました。

文書管理についてお聞かせください。

文書管理の改善は、会社の業務改革課題のひとつと言えます

国際的な海上輸送をはじめとする総合物流事業は言うまでもなく、業務フィールドは多岐にわたるため、その扱い文書は種類、量ともに大変多くあります。文書には、永久保存が必要な文書、期限保管文書、閲覧頻度の高い文書など多種多様な文書があり、日々増加しています。そのため文書管理の改善は、会社の業務改革課題のひとつと言えます。

以前の書類管理状況について教えてください。

自社保管と一部外部委託を行うも、不具合が発生していました

以前は、自社の保管庫で、専任担当者が書庫に机を置き管理していました。あまりにも保管文書が多いため、一部を外部の保管業者へ委託し、文書管理方法を改善してきました。しかしながら、社内の文書管理システムと外部保管の文書情報とのリンクがされないなどの不具合があり、棚卸しの際の文書の検索や閲覧に大変苦労していました。

鈴与の文書管理サービス導入の経緯を教えてください。

管理システム・管理体制見直しの要望に応えていただき、導入しました

鈴与さんとは、もともと海運事業を通じて以前からおつきあいがありましたが、文書管理でのお取引はありませんでした。私どもは、その当時から自社保管と外部保管を合わせてかなりの数の保管文書があり、文書検索時に本来あるはずの場所と異なる場所に文書保管されていたこともあり、管理システム・管理体制の見直しも課題でした。そんな時にご提案いただいたのが、弊社の要望に応えていただいた鈴与さんの文書保管、文書管理システムでした。弊社の管理体制にマッチしていることと、コストパフォーマンスも良いと思います。

サービス導入後の効果・感想をお聞かせください。

文書管理はスムーズになり、業務効率は飛躍的に向上していると思います

部署ごとに文書管理を行なうことができるようになり、以前より文書管理はスムーズになり、業務効率は飛躍的に向上していると思います。文書管理システムの管理画面は見やすく、操作もしやすく、使い勝手は良いです。また、歴史ある鈴与さんの信頼度は高いですし、弊社の要望への対応も迅速で大変満足しています。今後、益々使い勝手が良くなるよう、改善点や意見を鈴与さんに投げかけたいと思っています。

導入サービス

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  文書保管サービス

  多重セキュリティシステム、耐震・耐火構造を備えた文書保管庫で、大切な文書をお預かりします。WEB上のシステムで預け入れ、取り寄せ、廃棄などが簡単にできます。